Các mẹo sử dụng ứng dụng Outlook hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn:
Tạo và sử dụng mẫu email:
Nếu bạn thường xuyên gửi các email giống nhau, bạn có thể tạo mẫu email để tiết kiệm thời gian. Trong Outlook, vào “New Email” -> “More Options” -> “Save As Template”.
Sử dụng phím tắt:
Outlook có nhiều phím tắt để giúp bạn thao tác nhanh hơn:
Ctrl + R: Trả lời emailCtrl + Shift + R: Trả lời tất cảCtrl + F: Chuyển tiếp emailCtrl + Enter: Gửi emailCtrl + Shift + M: Tạo email mới
Tổ chức email với thư mục:
Tạo các thư mục con để sắp xếp email theo chủ đề hoặc dự án. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm email hơn.
Sử dụng tính năng Focused Inbox:
Outlook có tính năng “Focused Inbox” để tách biệt những email quan trọng khỏi những email không quan trọng. Bật tính năng này trong phần “View” -> “Show Focused Inbox”.
Chuyển tiếp email tự động:
Bạn có thể thiết lập chuyển tiếp email tự động khi vắng mặt hoặc khi chuyển đến một tài khoản khác. Vào “File” -> “Manage Rules & Alerts” để tạo quy tắc chuyển tiếp.
Sử dụng “Search Folders”:
Tạo các “Search Folders” để dễ dàng tìm kiếm email theo tiêu chí như: tất cả email chưa đọc, các email có đính kèm, email từ một người cụ thể.
Lịch và lời nhắc:
Đặt lịch nhắc cho các cuộc hẹn, công việc quan trọng hoặc các email cần trả lời bằng cách sử dụng tính năng Lịch trong Outlook. Bạn cũng có thể tạo nhắc nhở cho email chưa trả lời.
Quản lý thông báo:
Tắt thông báo không cần thiết để không bị làm phiền, nhưng vẫn nhận các email quan trọng. Vào “File” -> “Options” -> “Mail” -> “Message Arrival” để tùy chỉnh thông báo.
Dùng tính năng “Delay Delivery”:
Nếu bạn muốn gửi email sau một thời gian, bạn có thể sử dụng tính năng “Delay Delivery” để lên lịch gửi email vào thời gian sau đó.
Sử dụng “Quick Steps”:
Tính năng này cho phép bạn tạo các thao tác nhanh để xử lý email, chẳng hạn như chuyển email vào một thư mục cụ thể, trả lời tự động, hoặc đánh dấu quan trọng.