Cách sử dụng “Quick Steps” trong Outlook
Tính năng Quick Steps trong Outlook giúp bạn tự động hóa các tác vụ thường làm như chuyển email vào thư mục, gắn cờ, trả lời nhanh hoặc chuyển tiếp email chỉ với một cú nhấp chuột.
1. Cách tạo “Quick Steps” trong Outlook Desktop (Windows & Mac)
Bước 1: Mở Quick Steps
Mở Outlook.
Trên thanh công cụ, vào tab Home.
Tìm nhóm Quick Steps, nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới.
Chọn New Quick Step để tạo mới.
Bước 2: Chọn hành động
Chọn một mẫu có sẵn như:
Move to Folder: Di chuyển email vào thư mục chỉ định.
Flag & Move: Gắn cờ và di chuyển email.
Forward To: Chuyển tiếp email nhanh đến một người cụ thể.
Reply & Delete: Trả lời email rồi xóa ngay.
Hoặc chọn Custom để tạo quy trình riêng.
Bước 3: Thiết lập chi tiết
Nhập tên cho Quick Step.
Nhấn Choose an Action và chọn hành động cần thực hiện.
Nếu cần, nhấn Add Action để thêm nhiều thao tác khác.
Nhấn Finish để lưu.
2. Cách sử dụng “Quick Steps”
Chọn email cần xử lý.
Trong tab Home, nhấn vào Quick Steps và chọn hành động đã tạo.
Hoặc gán phím tắt cho Quick Steps bằng cách:
Vào Manage Quick Steps.
Chọn quy trình và đặt phím tắt (ví dụ: Ctrl + Shift + 1).
3. Một số ví dụ hữu ích với “Quick Steps”
Chuyển email vào thư mục “Công việc”: Tự động di chuyển email liên quan đến công việc vào thư mục riêng.
Gắn cờ và nhắc nhở: Đánh dấu email quan trọng và đặt lời nhắc theo dõi.
Trả lời nhanh kèm mẫu có sẵn: Gửi phản hồi tự động với nội dung đã định sẵn.
Chuyển tiếp email đến nhóm: Chuyển tiếp email đến nhóm làm việc mà không cần nhập lại địa chỉ.
4. Lưu ý khi sử dụng “Quick Steps”
Quick Steps chỉ có trên Outlook Desktop, không có trên Outlook Web.
Có thể tạo nhiều quy trình khác nhau và chỉnh sửa khi cần.
Nếu muốn tự động hóa nâng cao hơn, có thể kết hợp với Rules để xử lý email một cách tự động.
Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất khi làm việc với email hàng ngày!