Cách tạo quy tắc tự động sắp xếp email vào thư mục trên Outlook
Để tạo quy tắc tự động sắp xếp email vào thư mục trên Outlook, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Mở cửa sổ “Rules and Alerts”
Mở Outlook và vào tab File trên thanh công cụ.
Chọn Manage Rules & Alerts từ danh sách bên trái.
Bước 2: Tạo quy tắc mới
Trong cửa sổ Rules and Alerts, chọn New Rule.
Bước 3: Chọn mẫu quy tắc
Trong cửa sổ Rules Wizard, bạn sẽ thấy một số mẫu quy tắc sẵn có. Để tạo quy tắc từ đầu, chọn Apply rule on messages I receive dưới mục “Start from a blank rule” và nhấn Next.
Bước 4: Xác định các điều kiện
Chọn điều kiện cho quy tắc:
Ví dụ, nếu bạn muốn quy tắc di chuyển tất cả email từ một người gửi cụ thể vào thư mục, đánh dấu vào ô from people or public group.
Bạn cũng có thể chọn các điều kiện khác như with specific words in the subject hoặc with specific words in the body nếu bạn muốn lọc theo từ khóa.
Sau khi chọn điều kiện, nhấn vào People or public group (nếu chọn điều kiện người gửi), hoặc Specific words (nếu chọn điều kiện từ khóa), sau đó nhập các thông tin cần thiết và nhấn OK.
Bước 5: Chọn hành động
Chọn hành động để thực hiện: Trong bước này, bạn sẽ quyết định hành động mà quy tắc sẽ thực hiện đối với các email đáp ứng các điều kiện đã chọn.
Chọn move it to the specified folder.
Nhấn vào specified (chữ có màu xanh lá) và chọn thư mục mà bạn muốn email được di chuyển đến, sau đó nhấn OK.
Bước 6: Xác định các ngoại lệ (nếu cần)
Nếu bạn muốn thêm các ngoại lệ (ví dụ, chỉ áp dụng quy tắc đối với email không có đính kèm), bạn có thể chọn các điều kiện ngoại lệ. Nếu không, bạn có thể bỏ qua bước này và nhấn Next.
Bước 7: Đặt tên và hoàn tất quy tắc
Đặt tên cho quy tắc: Nhập một tên cho quy tắc của bạn (ví dụ: “Di chuyển email từ khách hàng X”).
Chọn các tùy chọn bổ sung: Nếu bạn muốn quy tắc áp dụng cho các email hiện có trong hộp thư đến, chọn Run this rule now on messages already in “Inbox”.
Nhấn Finish để hoàn tất.
Bước 8: Áp dụng quy tắc
Quay lại cửa sổ Rules and Alerts, nhấn Apply và sau đó nhấn OK để áp dụng quy tắc.
Kết quả:
Kể từ khi quy tắc được thiết lập, tất cả các email đáp ứng các điều kiện mà bạn đã chọn sẽ được Outlook tự động di chuyển vào thư mục đã chỉ định mà không cần bạn phải làm gì.
Lưu ý:
Bạn có thể tạo nhiều quy tắc cho các mục đích khác nhau (ví dụ: một quy tắc để di chuyển email từ các khách hàng khác nhau vào các thư mục riêng biệt).
Quy tắc được áp dụng ngay lập tức đối với các email mới nhận, nhưng nếu bạn muốn áp dụng chúng cho các email đã có, bạn có thể chạy lại quy tắc.
Cách này giúp bạn tự động hóa việc phân loại email, tiết kiệm thời gian và giữ hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng.