Hướng dẫn tạo và sử dụng mẫu email trên outlook
Để tạo và sử dụng mẫu email trên Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
Cách tạo mẫu email trong Outlook:
Tạo một email mới:
Mở Outlook và chọn “New Email” để tạo một email mới.
Soạn nội dung email:
Soạn sẵn nội dung mà bạn muốn sử dụng làm mẫu (bao gồm tiêu đề, nội dung chính, chữ ký, v.v.).
Lưu email dưới dạng mẫu:
Sau khi soạn xong email, vào menu File (ở góc trên bên trái).
Chọn Save As.
Trong cửa sổ “Save As”, chọn loại tệp là Outlook Template (*.oft).
Đặt tên cho mẫu email và chọn nơi lưu (thường sẽ là thư mục “Templates” trong Outlook).
Đóng email:
Sau khi lưu, đóng email đi mà không cần gửi.
Cách sử dụng mẫu email trong Outlook:
Mở mẫu email:
Chọn “New Email” để mở một cửa sổ email mới.
Trong cửa sổ email mới, vào tab Home.
Chọn New Items -> More Items -> Choose Form.
Trong cửa sổ “Choose Form”, chọn User Templates in File System từ danh sách “Look In”.
Tìm và chọn mẫu email bạn đã lưu ở bước trên.
Chỉnh sửa và gửi email:
Mẫu email sẽ mở ra với tất cả các nội dung bạn đã soạn sẵn.
Bạn có thể chỉnh sửa, thay đổi hoặc bổ sung thêm nội dung trước khi gửi đi.
Cách quản lý mẫu email:
Để quản lý các mẫu email đã lưu, bạn có thể vào thư mục Templates trong Outlook hoặc tìm chúng trong mục Choose Form như đã hướng dẫn ở trên.
Vậy là bạn đã có thể tạo và sử dụng mẫu email trong Outlook một cách dễ dàng. Cách này rất hữu ích nếu bạn thường xuyên gửi các email giống nhau hoặc có cùng một định dạng.