Tổ chức email với thư mục trên Outlook
Để tổ chức email trong Outlook bằng thư mục, bạn có thể tạo thư mục mới và phân loại email vào các thư mục phù hợp. Đây là cách thực hiện:
Cách tạo thư mục trong Outlook:
Mở Outlook:
Khởi động ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.
Tạo thư mục mới:
Trong phần Navigation Pane (khung bên trái), chuột phải vào thư mục mà bạn muốn tạo thư mục con (ví dụ: Inbox hoặc Sent Items).
Chọn New Folder.
Trong cửa sổ “Create New Folder”, nhập tên cho thư mục mới trong ô Name.
Chọn Folder contains để xác định loại email sẽ chứa trong thư mục này (thường là Mail and Post Items).
Chọn Where to place the folder để quyết định thư mục con của nó. Ví dụ: bạn có thể chọn thư mục Inbox để tạo thư mục con trong đó.
Sau khi thiết lập xong, chọn OK.
Cách di chuyển email vào thư mục:
Chọn email:
Trong hộp thư đến hoặc các thư mục khác, chọn một hoặc nhiều email bạn muốn di chuyển.
Di chuyển email:
Kéo và thả email vào thư mục mà bạn muốn chuyển vào.
Hoặc, chuột phải vào email đã chọn, chọn Move -> Other Folder, sau đó chọn thư mục muốn di chuyển email đến và chọn OK.
Quản lý và làm sạch thư mục:
Đặt màu sắc cho thư mục: Bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc biểu tượng cho thư mục để dễ phân biệt.
Tìm kiếm trong thư mục: Sử dụng thanh tìm kiếm trong Outlook để tìm các email trong một thư mục cụ thể nhanh chóng.
Một số mẹo:
Tạo thư mục cho các dự án, khách hàng hoặc chủ đề cụ thể để dễ dàng tìm kiếm email liên quan.
Sử dụng các thư mục con để tổ chức email theo thứ tự hợp lý, ví dụ: tạo thư mục Dự án A và thư mục con cho từng giai đoạn hoặc nhiệm vụ của dự án đó.
Nhờ có tính năng thư mục trong Outlook, việc quản lý và tổ chức email sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị rối.